Outlook - Optimiser sa messagerie

JOUR 1 (7h)

Rappel sur les fonctionnalités de base (30 mn)

• Rappel sur la terminologie des objets et des fonctionnalités

Personnalisation de l'environnement (30 mn)

• Paramétrer les volets de navigation, de lecture
• Utiliser les différents types de disposition d'affichage
• Paramétrer le ruban
• Gérer les différentes options
• Paramétrer les alertes de nouveaux messages

EXERCICES DE MISE EN PRATIQUE (30 mn)

Mettre en place des règles efficaces (30 mn)

• Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
• Créer des règles d'automatisation
• Utiliser les actions rapides

EXERCICES DE MISE EN PRATIQUE (1h)

Optimiser la gestion des messages (30 mn)

• Utiliser les raccourcis clavier
• Gérer les courriers indésirables
• Marquer des messages avec les indicateurs rapides
• Utiliser les boutons de vote pour faciliter le suivi de réponses
• Utiliser l'affichage conversation
• Associer une couleur à un expéditeur
• Concevoir un modèle de courrier
• Organiser son carnet d'adresses avec les groupes
• Créer une tâche à partir d'un mail
• Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d'archivage

EXERCICES DE MISE EN PRATIQUE (1h)

Partager des ressources dans les dossiers publics

• Créer un dossier public sur le serveur
• Définir les propriétés de partage
• Gérer les autorisations d'accès

EXERCICES DE MISE EN PRATIQUE (30 mn)

Déléguer l'accès à sa boite aux lettres

• Gérer le partage de sa boite aux lettres, son agenda, sa liste de taches, son carnet d'adresses
• Utiliser le caractère privé des objets
• Définir les niveaux d'autorisation
• Créer un groupe de calendriers

EXERCICES DE MISE EN PRATIQUE (1h)

Les durées indiquées du séquencement de ce plan de formation sont théoriques.

Elles peuvent varier en fonction des besoins spécifiques, de l'expérience et du métier des apprenants.

Formation concourant au développement des compétences.

Action de formation réalisée selon les articles L6313-1 et L6313-2 du code du travail.

A l'issue de la formation l'apprenant sera en mesure de :

• Mettre en place des règles efficaces
• Optimiser la gestion des messages
• Partager des ressources dans les dossiers publics
• Déléguer l'accès à sa boîte aux lettres
•  

Cette formation peut préparer aux certifications TOSA (en sus, nous consulter)

• Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur,
• Travail d'échange avec les participants sous forme de réunion-discussion,
• Utilisation de cas concrets issus de l'expérience professionnelle,
• Validation des acquis par des questionnaires, des tests d'évaluation ou des mises en situation,
• Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne sur 30 à 50 % du temps).

En présentiel : accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation, équipée d'ordinateurs, d'un vidéoprojecteur, d'un tableau blanc et/ou d'un paperboard.

En distanciel : Les classes virtuelles sont organisées à l'aide d'un logiciel de visioconférence (MEET ou TEAMS) ou grâce à notre plateforme Altervisio via le logiciel GO TO MEETING.

L'apprenant doit disposer d'un ordinateur connecté à Internet, d'un casque micro, d'une webcam et d'un navigateur web récent (Chrome ou Edge Chromium).

Lors de la classe en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur.

Dans le cadre des formations bureautiques, chaque apprenant dispose d'un poste de travail distant supervisé par le formateur en temps réel.

L'accès à l'environnement d'apprentissage (support de cours, labs, vidéos) ainsi qu'aux preuves de suivi et d'assiduité (émargement, évaluation, certificat) est assuré.

Chaque stagiaire reçoit un support de cours correspondant à la formation suivie.

Il dispose également d'une assistance illimitée sur le contenu de formation par téléphone au 03 20 41 55 33 ou par mail : sosformateur@alternative-formation.fr

Avant la formation est réalisé un questionnaire d'autopositionnement :

Un questionnaire d'évaluation des besoins spécifiques de l'apprenant et de son niveau de connaissances est réalisé avant l'entrée en formation.

Pendant la formation :

Feuille de présence émargée par demi-journée.

Des exercices pratiques (études de cas, jeux de rôle, questionnaires, quiz, mises en situation, …) sont régulièrement proposés pour vérifier le niveau de compréhension et d'intégration du contenu pédagogique.

À la fin de la formation :

L'apprenant remplit un questionnaire de satisfaction dans lequel il évalue la qualité de l'enseignement qu'il a reçu. Il autoévalue également son niveau d'atteinte des objectifs de la formation qu'il vient de suivre.

Le formateur remplit une synthèse dans laquelle il indique le niveau d'acquisition pour chaque apprenant : « connaissances maîtrisées, en cours d'acquisition ou non acquises ».  Il évalue ce niveau en se basant sur les exercices réalisés tout le long de la formation.

À la demande du stagiaire, et lorsque la certification existe, le niveau peut aussi être évalué par le passage d'une certification TOSA.

Nom certification : Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)

Numéro d'enregistrement France compétence : RS6958

Certificateur : ISOGRAD

Date d'enregistrement France compétence : 18-12-2024

Date d'échéance France compétence : 18-12-2027

• Admission sans disposition particulière

Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines d'intervention.

Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité.

L'admission à ce module se fait sous réserve d'analyse du questionnaire de positionnement et de validation du niveau et des besoins de l'apprenant par notre équipe pédagogique.

Le délai d'accès maximum à cette formation est d'un mois, en nous contactant au 03.20.41.55.33 ou par mail à contact@alternative-formation.fr

L'inscription sera validée par retour du devis signé. L'apprenant et/ou le responsable formation recevra, à sa réception, la convention, une invitation et notre plan d'accès (si la formation se déroule en nos locaux).

Référent administratif : Stéphanie DESMAZIERES

Référent pédagogique : Jacques DIGEON

Notre organisme peut vous offrir des possibilités d'adaptation et/ou de compensations spécifiques si elles sont nécessaires à l'amélioration de vos apprentissages.

Si vous êtes en situation de handicap ou si vous rencontrez une quelconque difficulté, nous vous remercions de contacter directement notre référente handicap, Stéphanie DESMAZIERES au 03 20 41 55 33 ou par mail à sdesmazieres@alternative-formation.fr